60.采购服务的一般职责

A.一般. 以下是职责概述, UI采购服务和与大学的商品和服务采购过程相关的员工的职责和所需的批准.

B. 过程. 申请单位有责任确保所有的申请都正确地输入到大学的行政计算机系统(Banner)中，以便获得必要的批准并启动采购服务的采购货物或服务流程. [ed. 7-09]

B-1. 确保资金可用性. 申请单位有责任确定并确保资金可用，并为任何拟议的采购提供适当的预算.[ed. 7-09]

B-2. 确保正确的会计守则. 提出要求的单位有责任为所有拟议的采购规定适当的会计编码. 采购处将审查请购单，以核实预算和会计代码. 任何更改都将直接传达给请求者.[ed. 7-09]

B-3. 制定适当的规范. 提出要求的单位有责任按照本政策制定规范. 规格须经采购服务部审查和批准[见] APM 60.46]. [ed. 7-09]

B-4. 监控供应商性能. 请求单位有责任监督承包商的绩效, 进度报告和付款要求. [ed. 7-09]

B-5. 豁免批准. 采购服务部门应负责记录和证明任何限制或限制竞争的特殊情况, 或要求在这些政策中规定的程序以外的程序.

B-6. 合同义务. 采购服务部应负责制定和更新与采购职能有关的标准合同条款和表格，并确定合同条款和条件. 标准合同条款和条件的变更需要总法律顾问的审查和批准. [ed. 7-09]

B-7. 处理采购交易. 采购服务部应负责签发所有超过5美元的采购订单,000美元，并签署选定的合同[见 APM 60.20]. 采购服务部已授权各单位处理不超过5美元的货物和材料采购交易,000通过使用采购订单[见APM 75].[32]或使用大学购物卡[参见 APM 75.37]. 所有服务合同必须通过采购服务部门进行行政审批和签署.[ ed. 7-07,牧师. 7-09]

B-8. 竞争性投标程序. 采购服务部应根据这些政策负责招标书和建议书的征集和开标. 采购服务, 经请求单位同意, 应负责分析这些投标或建议书是否符合规格，并确定是否符合招标书或建议书的所有其他要求. [ed. 7-09]

B-9. 投标抗议决议. 所有投标抗议都需要由合同和采购服务部主任解决. [ed. 7-09]

B-10. 禁止、暂停和排除.采购服务部应负责确保所有采购符合(E).O.) 12549.
(添加. 7-09]

B-11. 文档. 采购服务部门应保持与采用竞争性流程的采购的所有方面有关的文件. 这些文件应要求提供给公众查阅. (任. 7-09]

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