45.06 -允许和不允许的赞助项目支出
老板:
- 位置: 赞助项目办公室主任
- 电子邮件: osp@mpeaffiliate.com
最后更新: 2024年9月19日
A. 目的. 该政策的目的是确保向外部资助的资助项目收取的费用符合联邦政府的规定, 赞助商, 状态, 大学要求.
B. 范围. 此政策适用于任何被确定为赞助项目的外部资金，必须遵循此指导.
C. 定义
C-1. 允许的成本. 一项被视为被资助项目的可允许费用的成本, 根据联邦法规2 CFR 200或任何可能适用的未来联邦指南中概述的联邦要求，它必须满足以下四个条件:
- 合理的. 如果购买或使用的货物或服务的性质和涉及的金额反映了一个谨慎的人在作出承担该费用的决定时的普遍情况下会采取的行动，则该费用被认为是合理的. 2 CFR 200.404.
- 分配给赞助协议. 如果所涉及的货物或服务按照所获得的相对利益或其他公平关系可向该项目收费或转让，则认为该成本可分配给某一特定项目. 在不违反上述规定的情况下，如果:
- 仅为推进赞助协议项下的工作而产生;
- 这对赞助协议和机构的其他工作都有好处, in proportions that can be approximated through use of reasonable methods; or
- 它对机构的整体运作是必要的，并且被认为可以部分分配给赞助项目.
- 持续应用. 费用必须得到一致的处理，统一适用于联邦政府资助的活动和机构的其他活动. 2 CFR 200.403.
- 符合任何限制或排除的. 费用必须符合联邦指导中规定的任何限制, 或者是赞助奖项本身, 关于成本项目的类型或数量. 2 CFR 200.403. 某些费用被明确指定为不允许的.
C-2. 禁止的成本. 不符合上述四个条件中的任何一个的费用将被视为不允许的. 有关费用允许的问题应直接向赞助项目办公室提出, (208) 885-6651或发邮件至osp-cost@mpeaffiliate.com.
D. 政策. 大学, 作为赞助项目资金的接受者, 必须遵守联邦政府和其他赞助机构制定的所有法规和标准. 联邦管理和预算局(OMB)负责制定与联邦资助项目活动有关的联邦成本计算标准的一般原则和做法.
所有赞助的项目都要接受定期审查，对赞助项目收取的任何费用必须符合联邦指导, 大学政策及程序, 以及担保人的要求. 确保只将适当的支出记入资助项目预算的主要责任落在首席研究员(PI)身上。. 赞助项目办公室(OSP)负责监督对所有联邦法律的遵守情况, 状态, 以及对赞助项目的其他成本相关限制.
D-1. 合规责任. 大学的总体要求是所有员工都是他们控制下的资源和资产的负责任的管理者3170年(FSH).
- 首席调查主任(PI). 根据UI政策, 项目负责人主要负责确保赞助项目的所有费用的适当性或可容许性. 5100年(FSH).
- 部门拨款管理人. 一名部门拨款管理员负责协助项目总监进行评审, 证明, 收费和跟踪成本, 并且还负责确保以符合适用的联邦法规的方式从奖励中扣除支出, 支持条件, 及大学政策.
- 单位管理员. 部门主管(部门主席/主管/主管)负责执行程序以确保遵守联邦成本原则，包括允许, 会计法规, 及大学政策. 被确定为不允许被赞助项目的费用将分配给赞助单位或学院支付. 5100年(FSH).
- 学院院长和研究与经济发展副总裁. 这些程序的监督是由学院院长或同等权力机构负责的, 为单位, 以及研究和经济发展副总裁, 为学院, 或者他们的代表. 院长和/或主管研究和经济发展的副校长应决定不允许的成本的偿还来源以及任何罚款和利息费用.
- 员工. 我们鼓励员工使用保密热线, 请与监察专员办公室联系, 或者和他们的直接主管谈谈, 学院财务总监, 椅子, 导演, 院长或OSP在处理不允许的收费时有不当影响的情况下. 员工应该注意，联邦和大学的政策提供了保护，以防止在这种情况下遭到报复. 任何员工从事报复性行为都是违反大学政策的, 参见FSH 3810. 大学员工有责任在遇到不道德行为时报告. 3170年(FSH).
D-2. 禁止的费用. OSP根据大学财务系统中的信息，在赞助项目预算的整个生命周期和结束之前定期审查支出. 如果通过这种审查，确定一项不允许的支出已被评估到一个项目, OSP将与负责的部门拨款管理员联系，以纠正交易或对与支出评估有关的事实进行审查.
审查将确定谁负责评估支出, 将不允许的支出列入资助项目预算的情况, 以及支出将转移到哪里. 可以咨询OSP以协助审查过程，以确保按照现行条例完成费用的分配, 奖励条件, 以及对项目范围的适用性. 行动, 比如对政策和程序的审查, 确定成本决定中可用的资源, 改善内部控制, 学院是否会采取措施来确保将来赞助的项目不会产生不允许的费用. 根据审查结果, 学院将决定违规的严重程度和再次发生的可能性. 考虑到严重程度和复发的可能性, 学院将提出解决建议.
一旦审查完成, 任何不允许的支出应从赞助项目预算中扣除，并列入不受限制的大学预算. 如果没有无限制的大学预算, 这些费用将从每年退还给学院的设施和行政费用中扣除. 学院必须保留审查过程和相关转学的所有备份文件的副本. 如果需要，OSP可以在大学的企业应用程序中查看这些传输. 任何决议和提供必要的文书工作都不妨碍OSP在审查区域内对赞助项目活动进行全面审查.
如果项目中有不允许的费用，并且该费用是由OSP以外的人员确定的，也应使用此过程.
如果确定复发的可能性高, 研究和经济发展办公室, 经学院同意, 是否要求个人接受或重新接受OSP提供的培训.
如果个人犯了同样的违规行为或未能遵守所需的响应行动, 个人的重复行为可提交由研究和经济发展助理副总裁组成的特设委员会审查, 个人所在学院的院长或指定院长, OSP的代表, 大学财务总监的代表, 还有两个同伴. 人力资源和内部审计部门的一名代表将担任顾问. 委员会将审查现有的事实，并向适当的个人提出进一步调查或补救及/或纪律处分的建议。. 建议的员工纪律处分将提交给个人的主管和单位管理员或院长, 任何此类行为应由适当的主管酌情决定，并应按照适用的大学政策中的员工纪律程序进行. 对非纪律补救行动的建议, 例如要求培训或撤销管理赞助项目活动的权限, 应向主管研究和经济发展的副总裁提出. 本协议不限制个人行政单位或行政主管部门在其现有权力范围内不经上述委员会批准而实施纪律处分或补救活动的权力.
E. 过程. Expenditures incurred for 赞助商ed projects typically fall into one of the following classifications: salaries; fringe benefits; temporary hourly employees; travel; operating expenditures; equipment <$5k; capital outlay >$5k; subawards; participant support, 学费减免, 费用, 津贴和学生健康保险计划(SHIP). 以下指导方针有助于确保所有针对赞助项目的费用都得到正确处理.
E-1. 工资
- 对于外部赞助的奖项, 个人的工资率不得超过该个人定期任用的机构基本工资率.
- 工资支出和个人努力百分比的变化将通过Banner电子人事行动表(EPAFs)及时处理。.
- 终止资助项目人员的EPAFs应在奖励结束日期之前处理，以减少劳动力重新分配的必要性(以前的工资成本转移)。.
- EPAF和任何Banner记录必须准确反映个人在给定项目上工作的时间百分比，并根据APM 45定期通过Banner努力报告进行验证.09.
- 工资和预算报告应定期制作和审查，以确保项目没有超出预算.
- 所有的休假都应在适当的账户上记帐. 离职假以综合附带福利率支付. 看到依照. 全部或部分从赞助项目中获得报酬的受薪雇员, 联邦资金, 或承诺的成本分担必须按照APM 45完成工作报告.09.
- 有关教师夏季工资发布的指导方针，请参阅http://canopy.mpeaffiliate.com/provost/faculty/salary-information
E-2. 附加福利. 大学通过每年协商的综合附加率或根据卫生和人类服务部的要求支付附加福利. 费率是根据员工的职位类别(教职员工或学生)分配的. 查看预算办公室网站了解当前的汇率.
E-3. 临时计时雇员. 上述薪资指引也适用于TH员工，但工作量报告除外.
E-4. 旅行
- 出差的目的必须直接支持项目目标.
- 出差必须在项目期间内进行.
- 如果实际旅行发生在项目开始日期之前或项目终止日期之后，则不能使用赞助项目资金购买预订或机票.
- 所有旅行费用必须有收据证明.
- 允许的差旅费用必须符合UI差旅政策, 协议的条款, 或者机构要求, 哪个限制最大.
- 所有出国旅行必须在旅行前向国际项目办公室登记.
- 所有使用联邦资金的国外航空旅行都必须遵守《bet365亚洲官网》. 该法案的链接和其他信息可在OSP网站上获得.
E-5. 运营支出
- 运营用品和服务必须在项目期间购买和接收.
- 运营用品和服务必须为资助项目提供直接的、可验证的效益.
- 在项目期结束时“储存”供应品是不可接受的程序. 这种储存的供应品不能反映出与所资助的项目有直接和可核查的联系，并可能导致向赞助方偿还的义务. 2 CFR 200.314.
E-6. 资本支出
- 资本支出(CO)定义为使用寿命超过一年且成本为5美元的物品,000或更多.
- 资本性支出项目必须在项目期间按照采购要求进行采购.
- 资本支出项目必须在项目剩余时间内收到，以使项目受益.
- 参见APM 10.用于跟踪和问责的财产库存和产品. 注意:一些机构对必须清点和投保的物品的美元限额较低.
- 进出CO类别的转移会影响F&资助项目的拨款. 进入或退出CO类别的预算转移需要OSP的参与.
E-7. 分包和分包合同. 如果大学分包或分包部分项目工作范围, OSP需要根据PI或单位的要求签发合同授予文件. 如果分包或分包合同未包括在原始提案中, 签发前可能需要机构批准.
- 次级奖励或分包合同的成本从奖励中分离出来，并在总体拨款预算中单独编制预算.
- 所有次级接收方的付款请求(发票)必须得到PI和OSP的批准，然后才能对次级授予或分包合同进行收费.
- 累计发票金额不得超过子收件人索引的总金额.
- 发票必须根据主合同审核允许的费用，PI必须证明工作正在进行，费用是适当的. OSP将审核并批准所有分包或分包发票，然后将其转发给应付账款付款.
E-8. 参与人支助费用是津贴或生活津贴等项目的直接费用, 旅行津贴, 以及支付给或代表参与者或学员(但通常不是员工)的与会议或研究和培训项目有关的注册费. 其他参与者支持成本，如奖励, 礼物, 纪念品, t恤, 纪念品必须在预算中被证明是合理的，因为这些成本是经过严格审查的.
如果个人出席会议的主要目的是作为参与者学习和接受培训, 那么费用可能包括在参与者支持下. 如果主要目的是发言或协助会议的管理, 然后，这些费用应按适当类别编入预算，而不是按参与人支助编列预算. 在一些教育项目中，接受培训的参与者是员工. 如果付款是通过津贴或培训津贴的方式, 这可以归类为参与者支持费用. 帮助支付参加会议或培训活动的费用, 可建议拨款支付津贴, 每日津贴或生活津贴, 根据活动的类型和持续时间. 津贴必须合理, 符合大学政策和担保人的条款和条件. 天数必须限于出席会议和实际往返会议的时间. 在免费提供膳食或住宿或包括在注册费内的情况下，必须减少每日津贴和生活津贴. 从参与者支助费用重新编制预算到其他预算类别需要事先得到赞助商的批准. CFR 200.308.
E-9. 学费减免、杂费、津贴、奖学金和保险(TFSSI)
- 研究生助理是否有薪水或津贴, 然后学费减免必须按工资的比例支付. 当学费减免不允许作为赞助项目的直接收费时，必须从不同的资金来源收取.
- 学费减免和费用可能只收取研究生助理.
- 如果与研究生助理在项目上的工作联系在一起，大多数赞助项目的TFSSI费用是允许的. 注:美国农业部可能会限制学费的支出, 费用 and insurance to 赞助商ed projects; review your project guidelines or ask OSP if you have questions.
- 除非担保人特别批准，否则奖学金不是允许的费用.
- TFSSI的费用可以作为正式培训奖学金.
F. 联系信息. 了解更多信息, 请致电208-885-6651与赞助项目办公室成本会计组联系 osp-cost@mpeaffiliate.com.
版本历史
更新2月. 13, 2024