20.现金处理政策和程序

序言: 这项政策适用于bet365亚洲官网的所有教员, 工作人员, 学生, 组织, 以及代表大学处理现金收据或接受任何形式付款的个人. 活动范围包括大学开展业务的所有地点的活动. 此政策不适用于付款卡，如信用卡或借记卡的地址是 APM 20.23 支付卡处理. 此政策不适用于管理自己资金的学生组织(ASO和RSO团体). 有关学生组织的指导，请参阅学生组织手册.

内容:

A. 定义
B. 政策
C. 过程/程序
D. 联系信息
E. 形式

A. 定义.

A-1. 现金: 包括货币, 硬币, 检查, 钱的订单, 旅行支票, 收银员支票, 银行汇票, 以及其他类似的仪器.

A-2. 官方记录: 这所大学的官方记录是横幅.

A-3. 单位: 指bet365亚洲官网(大学)内部的基层管理单位, 包括认可的院校和行政单位, 以及公认的大学中心和推广办事处，这些中心和推广办事处位于远离莫斯科主校区的地方.

A-4. 收银员的办公室: 由大学财务主管维护的收银窗口，以支持bet365亚洲官网的现金交易. (见 APM 20.02]

A-5. 银行分支机构: 接受存款或提供其他银行服务的大学银行服务提供者的实际位置.

A-6. 远程存款: 通过大学银行服务提供商提供的功能允许远程存入支票，而不需要实际交付到银行分行(或通过装甲车服务的现金库)。.

B. 政策. 所有参与接收的大学员工, 沉淀, 记录, 协调, 审核或以其他方式处理大学的现金交易必须遵循这些程序. 这些程序的目的是通过促进适当的安全和资金管理和确保准确的财务报告来保护大学资产. 推广办公室的UI员工应遵循这些程序以及与他们可能管理的县所有基金相关的任何政策.

B-1. 大学财务总监职责:

1. 出纳办公室负责接收学生的付款，并确保付款和信用得到保障，并及时准确地应用到每个学生的账户.
2. 出纳办公室负责接收和接收单位资金，并准确及时地将这些存款记录在正式记录中.
3. 大学财务总监可以撤销违反此政策的单位处理现金的权力.

B-2. 部门职责:

1. 处理现金的单位有责任执行本政策中概述的现金处理程序，并确保尽一切合理努力保护大学的现金不受损失, 盗窃, 或盗用.
2. 处理现金的单位有责任妥善记录现金收入.
3. 处理现金的单位必须有符合学校政策和要求的书面程序.  所有负责现金处理的人员都应接受本单位程序的培训.
4. 大学财务总监办公室和内部审计人员可随时在未事先通知的情况下随机清点现金，并检查各单位的记录. 在进行这种清点和审查时，各单位应充分合作.

C. 程序/需求. 以下要求适用于所有处理与大学业务有关的现金的个人.

C-1. 现金处理要求

1. 银行账户. 所有大学银行账户必须由大学财务总监批准. 单位不得设立或者开设部门银行账户. 禁止代表大学收取现金的员工将现金存入非大学银行账户. 只有出纳处, 辅助服务, V和alStore, 并授权远离莫斯科主校区的认可单位通过装甲车或当地银行分支机构直接将现金存入大学银行账户. 任何其他单位必须获得大学财务总监的书面批准才能直接存入银行分支机构.
2. 收银机. 接受大额现金交易的单位，应当使用收银机或者销售点终端. 如果不止一个人使用同一收银机，请按照下面的取钱程序. 收银机和现金抽屉必须随时妥善保管. 看到C.2.
3. 现金抽屉. 每个出纳应尽可能有一个单独的现金抽屉. 现金结余应当在出纳班开始前确认，并在出纳班结束时结余. 在收银台清点和平衡现金时，尽可能有两名员工在场. 每次现金盘点的结果应以书面形式记录，并由负责的员工签名。.
4. 每日现金收款余额. 现金收款应按日结算.
5. 检查收到. 收到的支票应支付给bet365亚洲官网，并应在收到后立即由接收单位限制性背书. 如果没有签注章, 支票背面应加盖背书，并载明, “用于存入bet365亚洲官网账户”. 旅行支票、本票和汇票同支票处理. 各单位可与出纳处联系以获得背书印章.
6. 返回检查. 由大学存管银行退回的未托收支票将由财务总监或指定人员保管，以便托收. 接受支票的单位在用尽一切合理的托收程序后，可以向其收取未托收的金额. 看到APM 20.05.
7. 支票副本. 除非有有效的商业目的，否则支票不应影印. 如有必要，可以这样做, 支票副本应保存在安全的地方，限制访问，并在有效的商业目的到期后(通常在一个银行对账单周期后)以粉碎方式销毁。.
8. 邮件中收到的支票. 只要有可能, 当打开可能包含支票的邮件时，必须有两个人在场. 支票收到后应立即背书. (见5. 上图)
9. 收到错误的检查. 收到错误支票的单位被要求与支票发行方联系，以尝试确定正确的校园目的地. 如果支票不能亲自送到该目的地, 然后，该单位应将这些支票连同连同支票一起收到的任何文件一并交付出纳办公室, 包括信封.
10. 支票兑现. 严禁单位兑现支票.
11. 收到需求. 所有单位必须使用经批准的收据进行交易. 无论付款方式如何，所有交易都必须提供收据.  收据必须按顺序预先编号，作废的收据必须与销售收据一起保存和核算. 收据必须至少包含两部分:一份交给客户，另一份由单位保留. 收据上不应该有社会安全号码, 出生日期或其他可能导致身份盗用的受保护个人信息. 大学批准的收据种类有:
    a. 收银收据
    b. 由经批准的销售点设备或终端计算机生成的收据
    c. 预先编号的三部分UI收据簿(可在出纳处索取)
12. 退款. 如果需要从收到的现金中退款, 现金必须先存入出纳处, 然后通过应付账款申请退款支票. 收到现金和随后的退款都必须记录在正式记录中，以提供审计线索.
13. 职责分离. 各单位应当将与收据有关的职责分开, 存储, 沉淀, 尽可能将现金与现有资源进行记录和对账. 至少, 这些任务必须同时分配给至少两名员工, 确保适当的检查和平衡，以确认所有收到的现金都准确地存入和记录. 对现金的实际使用应限制在尽可能少的员工中，并且仅限于那些有适当商业理由的员工.

C-2. 现金物理安全要求

1. 现金担保. 应采取合理措施，确保各单位持有的任何现金在任何时候都保持适当的安全. 现金在任何时候都必须妥善保管. 现金绝不能无人看管. 单位在营业时间内不能处理现金的, 现金必须存放在上锁的抽屉或保险箱或保险库里. 所有隔夜持有的资金也必须同样锁定. 控制现金存放区域(现金箱、抽屉、保险箱、金库等)的进出.)，并将钥匙或密码的分发控制在最低限度.
2. 缺少资金. 发现现金丢失或被盗，必须立即报告大学财务总监和内部审计.
3. 使用保险柜. 当现金余额足以保证采取此种安全措施时，应当使用保险柜. 应确保安全组合，并告知有限数量的员工. 安全组合应每五年或在人员流动时重新配置, 以先发生者为准. 保险箱应该放在一个安全的地方.

C-3. 存款要求

1. 存款时间. 代表学校收取现金的单位或个人应每日将现金存入出纳处或装甲车服务，或直接存入经批准的银行分支机构. 这一要求的唯一例外是，当涉及的资金少于100美元时，可以累积到一周. 在任何情况下，基金的持有时间不得超过五个工作天.
2. 现金汇出/一般收据(GRT). 各单位应使用《bet365亚洲官网》办理所有存款. 各单位有责任确定销售是否免征销售税，并将存款记录在GRT上. 表格和说明可从出纳处获得.
3. 准备存款. 各单位必须在准备存款的支票上背书(见C-1).5. (以上)，并提供两张计算器纸带以确认支票总数. 货币应按面值捆绑，数量足够时应卷硬币.
4. 预提现金. 严禁从存款中扣取现金以建立零用现金或零用现金基金. 看到 APM 20.03 和 20.04 获取零用现金报销和建立找零基金的说明.
5. 运输. 货币和硬币不得通过邮件发送，包括校园邮件. 货币和硬币必须手持到出纳处存入. 携带大量货币和硬币的单位可以要求校园保安护送. 背书支票也必须亲自送到出纳处或当地银行分行存入. 校外地点不能使用当地银行分支机构或通过大学银行服务进行远程存款, 须联络大学财务总监，以取得适当的程序，并以书面形式保存有关程序.

C-4. 对账和记录保存要求

1. 存款对账. 出纳处应确认备存的单位存款等于收到的现金，然后将存款记录在正式记录中. 各单位应至少每月将“正式纪录”内的存款与其“登记通知书”副本核对. 差异应通知总会计办公室纠正.
2. 记录. 参与现金回收的单位必须保存适当的记录，证明所收现金的来源和用途, 包括但不限于, 收款及存款记录, 可供销售物品的存货, 现金对账. 这些记录必须在交易发生的财政年度结束后的三(3)年内由该股保留, 然后按照学校规定销毁.
3. 现金收入核对表. 各单位应将已记录的现金收入与收到的现金收入进行核对，以确保正式记录的准确性和完整性.

D. 联系信息. 大学财务总监或指定人员可以协助员工解决有关本政策的问题，并在单位内建立适当的现金处理程序. http://canopy.mpeaffiliate.com/finance/controller

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